Организирате и планирате първото си събитие? Спокойно, ние сме насреща
Предстои ви да планирате поредното фирмено събитие? И вас са ви натоварили с тази нелека задача, понеже във вашата компания няма ивент мениджър или екип, който да отговаря за това? Е, имаме добри новини за вас. Не се притеснявайте и не изпадайте в паника. В тази статия ще ви споделим няколко стъпки, които да предприемете, за да планирате събитието по най-добрия начин.
Ние също сме насреща за помощ, така че нека да започваме!
1. Определете цел на самото събитие
Организирането на едно събитие само по себе си не е лесна задача, тъй като се състои от много компоненти и логистика. Преди да започнете със самото планиране на мероприятието следва да си зададете следните въпроси:
- “Защо искате да направите това събитие”,
- “Защо искате да бъдете домакини на дадено мероприятие”,
- “Какви цели искате да постигнете като направите организацията”,
- “Искате ли да увеличите продажбите си или пък да образовате вашата аудитория”.
След като определите целта на вашето събитие, ще разберете и ще се насочите по-конкретно към вашата целева аудитория. Например Фирмено събитие се различава по своята същност и организация от търговска конференция за презентиране на нов продукт.
Следващата стъпка, която следва да предприемете е да определите датата на събитието.
2. Дата на събитието
Тук следва да помислите дали конкурентните компании на вашата промотират подобен род събития и съответно кога. Това ще ви помогне по-лесно да планирате вашето събитие. Нашият съвет е да избягвате времеви диапазон, когато вашата конкуренция прави подобни мероприятия, защото:
- Шансът да привлечете таргетираната от вас аудитория е голям
- Вашето събитие ще се откроява от другите
- Възможно е да си намалите разходите за реклама и маркетинг
- Повече свободни места за домакинство на вашето събитие.
3. Бюджет
Тази част е основната при организацията и планиране на дадено събитие. Нашата практика показва, че често клиентите я подценяват. Основните ви разходи ще са за наем на зала, кетъринг, озвучаване, шоу програма и др.
Ако не успеете да менажирате добре процесите, едно събитие може да ви излезе доста скъпо. Това често се получава, когато компаниите искат сами да организират всичко, без да имат ивент мениджър в екипа си или такъв отдел. В тази статия (Защо да изберем агенция да организира нашето фирмено събитие) разкриваме защо е важно да наемете ивент компания, която да организира вашето събитие от-до, без да се налага да наемате ивент мениджър в екипа си или да градите такъв отдел.
Ето за какво да следите, когато планирате бюджета за дадено събитие:
- Мястото на събитието (големина, локация, персонал)
- Необходими разходи (кетъринг, оборудване за озвучение, украса)
- Тиймбилдинг активности
- Удобства (напр. ако е хотел дали има Уелнес , дали приемат животни и т.н.)
- Допълнителни разходи (транспорт
4. Избор на място
В зависимост от големината на събитието следва да изберете и мястото, на което то ще се хоства и провежда. Ако решите да се състои в някое курортно градче, трябва да подходите максимално внимателно. Създайте си кратък списък от местоположения, които искате да проучите.
Ето няколко въпроса, които трябва да си зададете и на партньорите, с които ще работите по организацията на събитието:
- Колко стаи (големи и малки) ще ви трябват?
- Има ли собствен паркинг
- Има ли конферентна зала, в случай че искате да провеждате конференция в хотела (при положение, че търсите хотел)
- Колко близо е до летището? (ако имате чуждестранен гост на мероприятието)
- Има ли включен кетъринг в цената?
- Какво оборудване е включено в наема?
- Какви удобства предлагат?
5. Намерете си партньори
След като изберете мястото за провеждане на вашето корпоративно/ фирмено събитие, трябва да разбере какво включва цената за наема на мястото. Ако не е включена храна, можете ли изберете външен доставчик на кетъринг?
Ако искате да бъде украсено по специфичен начин, можете ли да наемете външна агенция, която да свърши това? Това са въпроси, на които също трябва да обърнете внимание при организацията на събитието.
Затова от изключително значение при организацията на събитие изобщо е да имате партньори, на които можете да се доверите и да знаете, че можете да разчитате на тях - било то за озвучаване, кетъринг, водене на конференция и др.
6. Изградете маркетингова кампания
Около събитието, което ще организирате, трябва да изградитет силна маркетингова кампания. То трябва да има уникална визия, която да грабне вашите потенциални клиенти, участници и партньори, за да присъстват на него.
Изградете си стратегия, която да включва различни маркетингови канали за целта - фейсбук реклама, имейл маркетинг, гугъл реклама, видео и др. Помислете за вариант с промоционална цена, ако се закупят пакет билети.
7. Разработете план, за да надградите си отношения с клиенти и партньори
Тази стъпка е важна, ако искате да изграждате бранд идентичността си. Трябва да имате план за разрастване на отношенията, които събитието поражда. По време на събитието можете да подарите безплатни рекламни материали, статуетки и др. свързани с вашия бранд. Така винаги ще напомняте за вас на вашите клиенти и партньори.
След събитието изпратете анкета за обратна връзка до участниците, за да видите кое сте изпълнили добре и кое не се е получило според вашите очаквания. Така ще организирате и планирате следващото си събитие по-добре.
В заключение бихме добавили, че ако искате да бъдем партньори по бъдещи ваши събития или просто искате безплатна консултация по планирането на ваше корпоративно мероприятия се обърнете към нас на (Организация на Фирмено събитие) или (Безплатна консултация)
Ние с удоволствие ще сбъднем вашите желания!
Ние планираме, вие се забавлявате!
Очакваме ви!